Debe presentarse una solicitud escrita por cualquiera de las partes o por ambas, la cual debe contener, el nombre, dirección, teléfono fax y correo electrónico (si es posible) de cada una de las partes (convocante y convocado) una relación de los hechos que están originando las controversias, lo que se pretenda por parte del solicitante con una estimación económica o con la manifestación de que su pretensión carece de valor.
Se deben anexar los documentos necesarios para respaldar la solicitud (contratos, copias de escrituras públicas, certificados de existencia y representación legal, certificados de libertad y tradición, etc.)
Una vez recibida la solicitud de conciliación, se radica en el sistema y se le asigna a un conciliador, se le señala fecha y hora para la audiencia y se envían las invitaciones a las partes con el fin de que las mismas asistan voluntariamente a la citada audiencia.
Llegado el día y hora programado para la audiencia, se espera que ambas partes asistan, se les indica en qué consiste la conciliación, se fijan las reglas de intervención en la audiencia.
En la misma, el conciliador actúa como un tercero neutral, no adopta decisiones y en caso de llegarse a un acuerdo, verifica la legalidad del mismo a fin de materializarlo en un documento denominado Acta de Conciliación, a la cual la ley le ha dado dos efectos jurídicos importantes, el mérito ejecutivo y el tránsito a cosa juzgada.
Se pueden adelantar en cualquier Centro de Conciliación autorizado por el Ministerio de Justicia y del Derecho.
Entró en vigencia el 5 de enero de 2002, el requisito de procedibilidad en materia civil y de familia en el Circuito Judicial de Medellín entró a regir el 31 de octubre de 2002.
El Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, cuenta con unas tarifas aprobadas por el Ministerio de Justicia y del Derecho, en las cuales se consagran los gastos administrativos del centro, que cubre los costos de correspondencia, servicios públicos, salas de conciliación, etc., y los honorarios del conciliador.
Las tarifas que maneja el Centro de Arbitraje, son graduales y acumulativas, lo cual significa que se establecen unos porcentajes de liquidación, diferenciados en razón de unos rangos de cuantía, los cuales deber ser liquidados y acumulados en su resultado, para obtener el valor del servicio. Ver tabla de tarifas.
Decreto 24 del 11 de Enero de 2002 del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Cuando se logra un acuerdo conciliatorio, los efectos que produce el acta de conciliación, son los mismos de una sentencia, es decir, presta mérito ejecutivo, lo cual significa que si una de las partes incumple alguna de las obligaciones establecidas en el acta de conciliación, la otra puede iniciar un proceso ejecutivo, a fin de que el juez de dicho proceso ordene el cumplimiento del acuerdo conciliatorio; y hace tránsito a cosa juzgada, que significa que si las partes llegaron a un acuerdo conciliatorio, no pueden acudir a ninguna otra instancia judicial, por cuanto la controversia quedó resuelta con el citado acuerdo.
Si en desarrollo de la audiencia las partes no logran acuerdo, por cualquier circunstancia, se les expedirá una constancia de la imposibilidad de acuerdo.
En el evento en que alguna de las partes adelante un proceso judicial por los mismos hechos, puede presentar ante el juez esa constancia de imposibilidad, a efectos de que en el curso del proceso judicial, no se adelante nuevamente dicha etapa procesal y por ende se le dé agilidad al mismo.
Si alguna de las partes no asiste a la audiencia y no se excusa, se le citará a una segunda reunión, si a ésta no asiste y tampoco se excusa, se expedirá una constancia de su inasistencia y se le entregará a quien si asiste a la audiencia.
Dicha constancia sirve para que, en el evento de que se adelante un proceso judicial por los mismos hechos, se haga valer como un indicio grave en contra de quien no asistió a la audiencia, el cual se aplicará a las pretensiones, en el evento en que formule una demanda, o en contra de las excepciones, en el evento en que conteste una demanda.
La Ley 640 faculta a los abogados que hayan recibido la capacitación exigida por el Ministerio de Justicia y del Derecho y que sean codificados por un Centro de Conciliación e inscritos en sus listas para realizar conciliaciones en sus oficinas, con la condición de que registren el acta o la constancia producto de la audiencia de conciliación en el centro de conciliación en el que están inscritos dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de realización de la conciliación.
Por este registro la Unidad de Conciliación cobra la suma de $18.000, sin tener en cuenta la cuantía del conflicto, si es acta de conciliación o si es constancia de no acuerdo o inasistencia.
La Ley 640 facultó a los personeros y a los notarios.
Pueden ser sometidos a conciliación, todos los asuntos susceptibles de ser transados o arreglados directamente, desistimiento y aquellos que la ley permita. Puede haber conciliación en materia laboral, de familia, civil, contencioso administrativa, comercial, agraria y policiva.
No obstante lo anterior, el Centro Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, solamente atiende asuntos comerciales y civiles.