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Jul 06, 2020

La transformación de los eventos

La transformación de los eventos

Entre virtuales, diferidos, online, pregrabados, en vivo, webinars, abiertas y pequeñas reuniones con medidas sanitarias, los ganadores parecen ser los eventos híbridos. Conoce la visión de los expertos sobre la transformación del sector de reuniones y convenciones.

Alemania fue el primer país que permitió la realización de eventos tras la cuarentena por el COVID-19. Lo hizo con base en una diferenciación clave: los eventos especializados y académicos, que tienen un público de nicho, transferencia de conocimiento, ruedas de negocios y proveedores; y los eventos tipo espectáculo que involucran asistencia masiva, emociones fuertes y celebraciones. Permitió los primeros con recomendaciones específicas de salubridad, y algunos de los segundos, como el fútbol, en diferido.

Esa diferenciación es clave y da muchas luces al sector. La Organización Mundial de la Salud recomienda que, a la hora de evaluar la autorización o no de eventos ante el COVID-19, se consideren los riesgos y el modo de gestionarlos, pero sobre todo, la presión que esté soportando el sistema sanitario local para atender cualquier eventualidad.

La implementación de protocolos de higiene, distanciamiento social y bioseguridad puede garantizar eventos seguros por lo que el turismo de reuniones no ha llegado a su fin y está en el momento de dar rienda suelta a desarrollos que se venían preparando y ante los que faltaban algunas dinámicas y entendimientos; así lo considera Beatriz Velásquez Velásquez , directora del Cluster Turismo de Negocios de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia.


Además, está la posibilidad de hacer eventos virtuales, que traen ventajas como menores costos, audiencias más grandes, facilidades para hacer seguimiento e interactuar de forma personalizada con los participantes, tarifas diferenciales, nuevos canales de ingresos, interacción natural con las redes sociales, ampliación de cobertura internacional y análisis de comportamiento de los asistentes.

Las anteriores ventajas fueron las que privilegió Inexmoda al tomar la decisión de hacer Colombiamoda explorando un nuevo formato digital en su versión 30 - 2020, pero la más importante, fue la posibilidad de mantener el propósito de la feria, contribuir a la dinamización de la industria desde los negocios, la moda y el conocimiento; y adaptar las posibilidades virtuales a la realidad del mercado en cuanto a capacidad de redes de conexión, tecnologías y conocimiento de la virtualidad para no convertir una oportunidad en una frustración para los asistentes. Así lo explica Leonor Hoyos, directora de Conexiones de Inexmoda.

 “La Semana Digital de la Moda tendrá invitados internacionales que no podríamos tener en la versión física, espacio de ventas, puestas en escena de moda virtual, entretenimiento y capacitaciones en línea”.

Pero los ganadores en formatos podrían ser los eventos híbridos, presenciales y online, que permiten atender a todos los perfiles de usuario, combinar la oferta, garantizar los protocolos de bioseguridad con menor impacto en tiempos, tener audiencias más grandes, ampliar la vida del certamen, soportar servicios, canales y ofertas diferenciadas y diversificar los ingresos.

Vale la pena tener en cuenta que las personas necesitan interacción en el ámbito digital, la virtualidad no es estar detrás de una pantalla. Los eventos en línea e híbridos exigen mantener las fases de pre, durante y postcertamen, trabajar en la identificación y segmentación de usuarios y hacer ventas adicionales o relacionadas al core del evento, a través de call to action y actividades de interacción como juegos, encuestas, chats, creación de redes y comunidades, entre otras alternativas que ofrece la tecnología, dice Santiago Barrientos de In Contacto, una empresa que ha sabido sortear la crisis potenciando su oferta digital en alianza con varias empresas del sector.

Las acciones coordinadas entre las instituciones públicas y privadas permitirán reproyectar el sector de eventos con comportamientos adecuados y herramientas tecnológicas. La comunicación clara deberá ser el pilar de cualquier estrategia para recuperar la confianza.

Nuevos roles para nuevos eventos

Community manager, para publicación en redes sociales y mantener a la audiencia activa.

Analistas de datos, para interpretar el comportamiento virtual de los participantes.

Diseñador de experiencias, para facilitar el acceso a la información de acuerdo a los perfiles.

Generadores de contenidos, para generar interacción entre los asistentes virtuales.

Formadores, educadores especializados en entornos online.

Formatos virtuales para explorar

Entornos virtuales, espacios y funcionalidades de las ferias sin desplazamiento con la posibilidad de asistir a stands e intercambiar con otros participantes de forma virtual.

Entornos 3D, facilitan la convivencia física y digital a través de la tercera dimensión y la realidad aumentada.

Lanzamientos 3D, presentación de productos y eventos comerciales en salas corporativas virtuales y a través de sliders, juegos, fotografías 360º, animaciones y catálogos digitales.

Salas de Networking, espacios dirigidos para grupos con intereses comunes. Permiten avatares personalizados, tarjetas de visita, espacios de interacción y redes de contactos.

Team building, reuniones digitales a través de plataformas en línea desde video o a través de realidad virtual.

Video conferencias, transmisión de video en vivo o diferido.

Webinars, transmisión en vivo con apoyo con presentaciones e interacción en tiempo real.