Términos y condiciones de uso aplicativo virtual aclaración de información financiera. Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia (CCMA)
Generalidades
En su propósito de contribuir a la simplificación de trámites, la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia en adelante CCMA, pone a disposición de sus usuarios el aplicativo virtual de aclaración de información financiera para los comerciantes personas naturales y/o las personas jurídicas registradas o inscritas.
EL APLICATIVO permite realizar de forma inmediata y completa la aclaración de información financiera para los comerciantes personas naturales y/o las personas jurídicas que se encuentren matriculados o inscritos en nuestra jurisdicción.
El uso de EL APLICATIVO, la responsabilidad de la CCMA y los deberes de los usuarios están regidos por los presentes términos y condiciones de uso. La no aceptación de estos términos y condiciones impedirá el acceso al servicio ofrecido.
NOTA IMPORTANTE: Es fundamental que usted como usuario de EL APLICATIVO, conozca y acepte estos términos y condiciones de uso, en tanto, que la aceptación de estos constituye las cláusulas contractuales que lo vinculan como usuario.
Conceptos paras tener en cuenta:
El Registro y su Renovación: el registro l tiene por objeto, entre otros, administrar la matrícula mercantil de los comerciantes y llevar las inscripciones, así como la renovación de estas.
Se debe tener en cuenta que una de las funciones esenciales del registro y su renovación es suministrar publicidad registral de determinadas situaciones jurídicas relativas a los empresarios y de las demás Entidades inscritas que hacen parte del RUES, cuyo fin principal es propender por la seguridad jurídica en la toma de decisiones empresariales.
¿Qué es la Firma electrónica? Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar e individualizar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente (artículo 1, numeral 3, Decreto 2364 de 2012).
¿Qué es la clave segura? la clave segura corresponde a un código alfanumérico que se autoasigna el titular del registro, con la finalidad de que la solicitud se firme electrónicamente, dotándola de la misma fuerza y efectos de una comunicación suscrita de forma manuscrita.
Con la clave segura se pueden realizar la aclaración de información financiera de forma ágil y con total confianza, toda vez que cumple con las formalidades de “diligenciamiento y firma” del formato electrónico por parte del titular registral.
¿Cuáles son los canales disponibles para efectuar aclaración de información financiera para los comerciantes personas naturales y/o personas jurídicas?
1-Este trámite puede realizarse haciendo uso de este aplicativo, firmando la solicitud de manera electrónica con su clave segura personal.
2- También a través del diligenciando y la radicación presencial en las sedes de la CCMA
de los documentos que a continuación se relacionan:
*Formulario RUES, con la nueva información financiera.
* Comunicación escrita donde se informen las razones que soportan la aclaración.
*Estados financieros con corte al 31 de diciembre del año anterior
*Copia de la Tarjeta profesional del profesional contable que prepara
3- Haciendo uso del radicador virtual dispuesto por la CCMA, donde deberá digitalizar y cargar la misma información relacionada en el numeral anterior.
¿Cuál son los valores asociados en el trámite de aclaración de información financiera? se liquidan y cobran los derechos asociados a los conceptos causados en el trámite, estos son:
1- Aclaración de información.
2- formulario Rúes.
3- El reajuste correspondiente a que hubiere lugar, en el evento que con ocasión de la aclaración de información financiera, se modifiquen los rangos y las tarifas prevista en la Ley.
Prevención de fraudes informáticos:
SEÑOR USUARIO: en cumplimiento de las disposiciones legales sobre mensajes de datos según lo establecido en la Ley 527 de 1999, nos permitimos informarle que la legislación nacional reconoce validez a los mensajes de datos y por tanto ellos adquieren identidad y carácter probatorio. En consecuencia, para los usuarios de EL APLICATIVO de aclaración de información financiera que mediante el cruce de mensajes de datos den lugar al 1- nacimiento, 2- modificación y 3- extinción de obligaciones; su contenido, consecuencias, responsabilidades y los efectos de la información generada son de su resorte exclusivo.
Muy importante, que en aras de prevenir fraudes informáticos se le sugiere a los usuarios de EL APLICATIVO, digitar en la URL de su navegador la dirección IP o nombre de dominio del sitio web que desea visitar, no obstante, pueda realizar el acceso desde la web camaramedellin.com.
Registro en el aplicativo:
Para acceder a EL APLICATIVO deberá registrarse inicialmente en el servicio y para esto deberá diligenciar los datos básicos del solicitante, una vez se realice la solicitud, el sistema enviará una alerta al correo electrónico de notificación judicial, para que el titular registral apruebe la activación de la cuenta; cuando el titular registral confirme, el solicitante recibirá en el correo electrónico reportado, las instrucciones para activar su clave de acceso a EL APLICATIVO.
La solicitud de acceso deberá completarse en un término de dos meses a partir de su ingreso, de no hacerlo en este periodo no podrá continuar el proceso y deberá iniciar nuevamente la petición.
Igualmente, es necesario que el titular registral obtenga su clave segura para la firma del trámite, la cual es de uso personal e intransferible. La CCMA no se hace responsable de las consecuencias derivadas de la indebida utilización de la clave segura por parte del usuario; en este sentido, es responsabilidad del titular registral no permitir que otros utilicen su clave segura.
El usuario de EL APLICATIVO manifiesta y garantiza a la CCMA: 1- que los datos de registro proporcionados son veraces, precisos, actuales y revelados de forma completa, y 2- que es el quien está facultado para llevar a cabo las transacciones requeridas para acceder al servicio.
La información de registro de los usuarios será recolectada, almacenada y utilizada por la CCMA, manteniendo los estándares de seguridad suficientes para impedir cualquier falsificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, garantizando así los derechos de los titulares de los datos, conforme con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la CCMA.
La información solicitada en el registro tiene por objeto la realización del trámite de aclaración de información financiera para los comerciantes personas naturales y/o personas jurídicas que se encuentren matriculados o inscritas en nuestra jurisdicción.
Condiciones del servicio:
EL APLICATIVO ha sido diseñado para permitir al usuario la realización del trámite de aclaración de información financiera para los comerciantes personas naturales y/o personas jurídicas, bajo los siguientes parámetros:
•El acceso y uso de EL APLICATIVO no convierte a la CCMA en garante. Por tanto, la misma no asume ningún tipo de obligación o responsabilidad con respecto a la veracidad, pertinencia, legalidad y conveniencia de cada una de las declaraciones reveladas en él, será responsabilidad única y exclusiva del usuario responder por los datos allí consignados.
•Por lo anterior, se debe tener en cuenta que la información suministrada por el usuario en cada uno de los campos deberá ser clara y veraz, siendo el titular registral el único responsable del suministro de la información.
•Diligenciar las casillas correspondientes a nombre, firma y número de identificación del titular registral, situación que se entenderá cumplida con la asignación de la clave segura, como equivalente funcional de la firma.
•Sufragar el valor correspondiente a la tarifa del año en que se solicita la aclaración de información financiera para los comerciantes personas naturales y/o personas jurídicas, según los lineamientos fijados por el Gobierno Nacional.
Reglas de Negocio:
• Para acceder al trámite de aclaración de información financiera los comerciantes personas naturales y/o personas jurídicas inscritas en la CCMA, deberán haber cumplido con su deber legal de renovar su matrícula mercantil o inscripción en el RUES.
• El trámite de aclaración de información financiera de los comerciantes personas naturales y/o personas jurídicas inscritas en la CCMA, solo aplica o procede para el curso, no para anteriores.
• A través de este APLICATIVO NO podrá realizarse la aclaración de información financiera de los comerciantes personas naturales y/o personas jurídicas inscritas en la CCMA, cuando se pretenda la disminución de los activos declarados en la renovación, deberá radicar la solicitud de forma física y presencial en las sedes de la CCMA.
• A través de este APLICATIVO No podrá realizarse la aclaración de información financiera de los comerciantes personas naturales y/o personas jurídicas inscritas en la CCMA, que se encuentren inactivos en los términos del sipref. (numeral 1.1.12.4 de la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades)
• Para acceder al trámite de aclaración de información financiera a través de este APLICATIVO, los comerciantes personas naturales y/o personas jurídicas inscritas en la CCMA, deberán anexar los documentos soportes, a fin de realizar las validaciones correspondientes.
*Estados financieros con corte al 31 de diciembre del año anterior
*Copia de la Tarjeta profesional del profesional contable que prepara
NOTA IMPORTANTE 1:
Señor usuario (a), si uste se encuentra inscrito o renovado en el REGISTRO UNICO DE PROPONENTES RUP por el año en curso, no podrá realizar posteriormente el trámite de aclaración de información financiera.
Firma electrónica:
Una vez finalizado el suministro de información, el titular registral aceptará que ésta es correcta y completa para efectuar la solicitud de aclaración de información financiera para los comerciantes personas naturales y/o personas jurídicas., para ello, firmará electrónicamente ingresando la Clave Segura al finalizar la operación (Ley 527 de 1999 y Decreto 2463 de 2012).
Restricciones:
•No es posible utilizar EL APLICATIVO para la aclaración de información financiera por una persona natural menor de edad, ni directamente ni por intermedio de sus representantes legales.
NOTA IMPORTANTE 2:
Señor usuario (a) , solo pueden acceder al aplicativo personas mayores de edad, que tengan capacidad para obligarse por sí mismos y que se identifiquen a través de 1- Cédula de Ciudadanía o 2- Cédula de Extranjería vigente.
No es posible utilizar EL APLICATIVO para la aclaración de información financiera, si la persona natural o el representante legal de la persona jurídica se identifica con PASAPORTE, PERMISO ESPECIAL DE PERMANENCIA O PERMISO POR PROTECCIÓN TEMPORAL. Para este propósito será necesario realizar el trámite a través del formato físico, diligenciando la información de manera manual.
•No es posible utilizar EL APLICATIVO a través de apoderados, teniendo en cuenta que la clave segura solo se le otorga al titular registral, esto es: 1-comerciante persona natural o 2-representante legal de la persona jurídica. Para este propósito será necesario realizar el trámite a través del formato físico con adjunción del poder.
•NOTA IMPORTANTE 3:
Señor usuario (a) , la información depositada por el interesado en la plataforma web de la CCMA permanecerá suspendida a la espera de concluir con el pago y la firma electrónica del trámite por el término 60 minutos, si el usuario no cumple dentro de la oportunidad establecida, ésta se bajará de la base de datos, por lo que deberá proceder nuevamente al ingreso de la documentación con una nueva solicitud.
La CCMA no asume ningún tipo de obligación con respecto a la pertinencia, conveniencia, pertinencia y legalidad del trámite de aclaración de información financiera, serán responsabilidad exclusiva del usuario, lo que implica que en ningún caso la CCMA indemnizará los perjuicios que pudiera sufrir por las modificaciones efectuadas por este medio. De tal suerte, si el usuario advierte que las limitaciones y parámetros de EL APLICATIVO no se adecuan a sus necesidades o a las circunstancias especiales del trámite cuya inscripción pretende realizar, deberá abstenerse de utilizarlo.
Pago del servicio:
El uso de EL APLICATIVO es completamente gratuito, sin embargo, el usuario debe cancelar los derechos de inscripción que se causen al momento de presentar la documentación para el respectivo registro.
El usuario de EL APLICATIVO deberá seleccionar únicamente los medios de pago que la CCMA haya autorizado y tenga dispuestos para el servicio. En caso de que el usuario utilice un medio de pago no autorizado, la CCMA entenderá que este no se realizó y por lo tanto, no se desencadenara el registro de la aclaración de información financiera.
Al realizar el pago a través de los medios autorizados, se entenderá que el usuario manifiesta aceptar los términos, tiempos y condiciones informados dentro de EL APLICATIVO.
Limitación de responsabilidad:
• La CCMA no es responsable por las caídas del servicio virtual y la falla en el suministro del servicio, quedando exonerada por cualquier tipo de daños y perjuicios causados debido a la no disponibilidad y/o interrupción del servicio ocasionados por fallas o no disponibilidad de las redes y servicios de telecomunicaciones utilizados para soportar el portal, y que sean ajenos a su voluntad.
• La CCMA no es responsable por los daños y perjuicios causados por virus informáticos, troyanos, código malicioso o cualesquiera otros sistemas físicos o lógicos a los sistemas de los usuarios.
• La CCMA no es responsable por los errores mecanográficos y/o tipográficos que aparezcan en el contenido.
• La CCMA no es responsable por la inactivación de los usuarios del sistema por realización de prácticas indebidas o restrictivas.
• La CCMA no es responsable por la disponibilidad y activación del correo electrónico donde se reciban las notificaciones.
• La CCMA no es responsable por la información suministrada durante el proceso que ocasione daños o perjuicios a terceros o se suplante la identidad de un tercero.
Propiedad intelectual:
•Corresponde a la CCMA respetar y cumplir las normas de propiedad intelectual, por tanto, se solicita a los usuarios que de igual manera garanticen el respeto de estas.
En tal sentido, el contenido, textos, información, imágenes, fotografías, dibujos, logos, diseños, video, multimedia, software, aplicaciones, música, sonidos, entre otros, así como su selección y disposición, son de propiedad de la CCMA, sus anunciantes, o de terceros que hayan otorgado una licencia a la CCMA, con todos los derechos reservados. La utilización de los servicios contenido en EL APLICATIVO no confiere a los usuarios la propiedad de estos.
En el evento en que usted como usuario no acate las condiciones aquí establecidas y las dispuestas en normas nacionales o internacionales de propiedad intelectual, le corresponde asumir de manera exclusiva la responsabilidad que se derive de tal circunstancia.
Protección de datos personales:
•La CCMA comunica a sus usuarios que los datos personales que recolecta en cumplimiento de las normas legales que regulan los registros públicos delegados a las cámaras de comercio, son tratados de conformidad con las normas vigentes en Colombia sobre protección de datos personales y son custodiados de manera segura en nuestro sistema de información.
El tratamiento que se les otorga cumple las finalidades previstas en la ley para cada uno de estos registros públicos. Si en el ejercicio de esta función pública llegaren a recolectarse datos que puedan considerarse sensibles o especialmente protegidos, se aplicarán medidas de seguridad altas para custodiar dicha información y se restringirá su acceso por terceros no autorizados.
Así mismo se informa que los datos personales que reposan en los registros públicos pueden ser accedidos por terceros para la oferta de bienes y/o prestación de servicios como parte del ecosistema empresarial que promueve la CCMA, y/o para ejercer el derecho a informarse (Art.20 C.P.). Adicionalmente y en ejercicio de la función gremial y de relacionamiento comercial que cumple la CCMA, los datos podrán ser usados para finalidades de oferta de productos, servicios y eventos, entre otras actividades comerciales y de prestación de servicios de información empresarial.
Como Titular de la información tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, informarse sobre el uso que se ha dado a los mismos, revocar la autorización, solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos.
La política de tratamiento de datos personales de la CCMA puede ser consultada en el siguiente enlace https://www.camaramedellin.com.co/politica-tratamiento-de-datos
Seguridad de la información:
•La CCMA informa que EL APLICATIVO cumple con las normas y directrices de su Sistema de Seguridad de la Información, lo cual permite una navegación confiable y que las transacciones sean seguras.
•La CCMA para mantener la disponibilidad, seguridad y estabilidad de la información que se gestiona en EL APLICATIVO, así como para asegurar que la conectividad que exige su gestión funcione de manera idónea, tiene el derecho a informarse sobre el uso, manejo y circulación de la información propia o de terceros que custodia, y en virtud de ello también asume la obligación de monitorear, auditar y gestionar el hardware, el software, la red y el tráfico de la información a través de estos dispositivos.
• La CCMA informa a los usuarios de EL APLICATIVO que al realizar labores de monitoreo, mantenimiento y soporte, tales actividades le permiten acceder a la información almacenada y/o disponible por los usuarios en el hardware o que se transmite a través de la red, así como establecer las actividades que los usuarios realizan con base en la trazabilidad de los logs, huellas o rastros generados durante el uso de recursos informáticos.
Solución de controversias:
•La CCMA promoverá que las controversias que surjan como consecuencia de las transacciones electrónicas realizadas a través de EL APLICATIVO sean resueltas de manera amigable, para ello expresa la disposición de atender cualquier queja, petición o reclamo que los usuarios llegaren a presentar respecto de la prestación de este servicio.
Las controversias que no pudieran dirimirse directamente entre la CCMA y los usuarios se someterán a la decisión de un Tribunal de Arbitramento conformado por un (1) árbitro, nombrado de común acuerdo por las partes, escogido de las listas del Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición del Colegio de Abogados de Medellín.En caso de no ser posible tal acuerdo entre las partes, el árbitro será designado por el pre-mencionado Centro, por el sistema de sorteo de entre sus listas. Así mismo, el hecho que alguna de las partes no asista a la reunión para el nombramiento de árbitros, se entenderá como una negativa de ésta para lograr un acuerdo en el nombramiento y será el Centro quien realice dicho nombramiento a través de sorteo entre sus listas. El procedimiento será el indicado por la normatividad vigente sobre la materia, además, el fallo será en derecho. El lugar de funcionamiento del Tribunal será las instalaciones del Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición del Colegio de Abogados de Medellín.
Atención a los usuarios:
Los trámites que ingresan a través de EL APLICATIVO se entienden radicados una vez se ha realizado el pago respectivo y se ha firmado electrónicamente. EL APLICATIVO estará disponible los siete (7) días de la semana durante las 24 horas del día.
Para orientación durante el proceso, el usuario puede utilizar el chat o contactarse con la Línea de Servicio al Cliente al 444 97 58 en Medellín o 01 8000 41 2000 en el resto del país. Estos canales de atención se encuentran disponibles de lunes a viernes entre las 8:00 a.m. y 6:00 p.m.
Aspectos a tener en cuenta:
En las alertas informativas que se despliegan en cada aplicativo se indicarán los tiempos, fechas máximas y tareas que deberán desplegar los usuarios para culminar los procesos iniciados virtualmente, igualmente, se les indican si los documentos serán eliminados, almacenados o mantenidos en la plataforma durante el tiempo que tenga vigencia el servicio y después de que el mismo sea rechazado por la no culminación por parte del ciudadano.
Modificación de los términos y condiciones de uso:
•La CCMA podrá modificar estos términos y condiciones de uso en cualquier momento y sin previo aviso. La CCMA publicará en todo caso la fecha en que la versión vigente de los términos y condiciones fue modificada.
Legislación aplicable:
Los presentes términos y condiciones de uso se regirán e interpretarán de acuerdo con las leyes de la República de Colombia, especialmente las consagradas en el Código de Comercio, el Decreto Único 1074 de 2015 y la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022 de la Superintendencia de Sociedades.
Fecha de creación 24 de septiembre de 2024.