Facturación electrónica, el sistema que deben adoptar las organizaciones
 

Facturación electrónica, el sistema que deben adoptar las organizaciones

La Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia abre espacios de interacción con los empresarios para tratar temas de actualidad e interés empresarial; por ello propició una Tertulia del Cluster Textil/Confección, Diseño y Moda para las organizaciones que deben empezar a implementar la facturación electrónica a partir del próximo año, donde se resolvieron inquietudes de los empresarios con respecto a la aplicación de esa normatividad.

A partir del 1 de enero de 2019 todas las empresas del sector comercial deben implementar la facturación electrónica de acuerdo con lo establecido por la Dirección de Impuestos Aduanas Nacionales -DIAN-.

El 6 de febrero del presente año, la DIAN emitió una resolución para los grandes contribuyentes, que deberán iniciar sus obligaciones como facturadores electrónicos a partir del 1 de septiembre de 2018.

Este es el caso de la empresa Línea Directa que hace parte del Cluster Textil/Confección, Diseño y Moda, compañía que se encuentra en proceso de capacitación y estudios para la implementación total de ese mecanismo de facturación. Dalia Loaiza, gerente de contraloría de Línea Directa, indicó que la empresa inició con la sensibilización y entendimiento junto con las áreas técnica, financiera y contable, y realizó una evaluación preliminar y comprensión de la normatividad. Esto le ha implicado a la empresa revisar los procesos de facturación, emisión de notas crédito y la operación logística.

Para el empresario la facturación electrónica es un tema nuevo, pero para esta normativa las empresas deben estar sumergidas en la cultura digital del documento, una difícil adopción para el mercado de hoy, según lo describe Dayro Cárdenas Tobón, experto en el proceso de facturación electrónica, que afirma además que esta es la nueva forma de operar negocios en el país y es necesario adaptarse a lo que exige la ley para beneficio de las organizaciones.

Las empresas pueden usar el software de facturación que vienen utilizando hasta ahora pero deberán conectarle un componente de software que sea capaz de captar los datos de una factura. Para ello las empresas pueden asesorarse con alguien que conozca del tema e iniciar con la recopilación de correos electrónicos de los clientes a través del RUT, para poder realizar el envío de las facturas, hacer un inventario de los documentos transaccionales existentes de la empresa y preparar un cronograma para el inicio de la implementación del sistema.

La aplicación de este mecanismo de facturación para las empresas no representa altos costos ya que al momento de desmontar la impresión de la factura, se verá compensada la inversión con los ahorros en papelería e impresión.

Recomendaciones a tener en cuenta:

  • Familiarización con la cultura digital del documento dentro de la empresa.
  • Es un trabajo que debe involucrar varias áreas de la organización: contable, financiera y tecnología, entre otras.
  • Gestión de cambio a implementar con los clientes y proveedores.
  • Revisar los procesos de datos maestros, la forma como se hace la vinculación de los clientes y proveedores nuevos.
  • En caso de acudir a un proveedor tecnológico, asegurarse de que esté autorizado para la aplicación de facturación electrónica por parte de la DIAN.
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